E-Rechnung als Kleinunternehmer: Was du musst – und was nicht

Stand: 14.10.2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen ausstellen, aber du musst sie empfangen können. Hier die Details.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 14.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Für Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Rechnungen bleibst du als Rechnungsaussteller selbst verantwortlich. Der Prüfbericht von E-RechnungPDF ist eine technische Hilfe und keine steuerliche Prüfung. Kontrolliere alle erkannten Werte vor dem Versand.

Wer ist Kleinunternehmer?

Nach § 19 Abs. 1 UStG sind deine Umsätze steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Die 100.000 € sind eine feste Grenze: Schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist regelbesteuert (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE). Im Gründungsjahr gilt laut Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 € für das laufende Jahr, ohne Hochrechnung; schon der Umsatz, der sie überschreitet, ist regelbesteuert. Auf die Regelung kannst du verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG) – dann bindet dich das mindestens fünf Kalenderjahre.

Ausstellen: keine E-Rechnungspflicht

§ 34a UStDV regelt die Rechnungen von Kleinunternehmern. Der letzte Satz ist entscheidend: Eine solche Rechnung kann „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden. Du darfst also auch nach 2027 Papierrechnungen schreiben. Für eine PDF-Rechnung per E-Mail verlangt § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG nach seinem Wortlaut die Zustimmung des Empfängers (dazu unten in der FAQ). Das BMF bestätigt die Ausnahme von der E-Rechnungspflicht in seiner FAQ (Frage 4).

Deine Rechnung braucht nach § 34a UStDV mindestens:

1. vollständigen Namen und Anschrift von dir und dem Kunden,
2. deine Steuernummer oder, falls vorhanden, USt-IdNr. bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
5. das Entgelt in einer Summe mit Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG),
6. bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“.

Empfangen: Pflicht seit 2025

Auch Kleinunternehmer müssen seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Zum Lesen gibt es kostenlose Viewer, etwa e-rechnung.elster.de. → E-Rechnung empfangen

Wenn du die Grenze überschreitest

Überschreitest du die Grenze oder verzichtest du auf die Regelung, bist du ab diesem Umsatz regelbesteuert und musst laut BMF ab diesem Zeitpunkt – unter den übrigen Voraussetzungen und Übergangsfristen – auch E-Rechnungen ausstellen. Bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz greift die Übergangsfrist bis Ende 2027. → E-Rechnungspflicht 2025–2028

Freiwillig E-Rechnung: Wann es sich lohnt

Manche Geschäftskunden wünschen E-Rechnungen, weil sie sie automatisch verbuchen. Freiwillig darfst du sie jederzeit ausstellen. Im XML wird die Kleinunternehmerregelung über die Steuerkategorie „E“ (steuerbefreit) mit 0 % abgebildet, dazu ein Befreiungsgrund als Text, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).“ Dort steht deine Steuernummer oder, falls vorhanden, deine USt-IdNr.

Kleinunternehmer-Rechnung als E-Rechnung

Mit E-RechnungPDF machst du aus deiner bisherigen PDF-Rechnung ein ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung, inklusive Kleinunternehmer-Hinweis – kostenlos für Einzelrechnungen, direkt im Browser. → ZUGFeRD erstellen