ZUGFeRD-Rechnung erstellen: So wird aus deinem PDF eine E-Rechnung

Stand: 14.10.2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

ZUGFeRD ist für viele Selbstständige und kleine Firmen der einfachste Weg zur E-Rechnung: Dein Kunde sieht weiterhin ein normales PDF, seine Buchhaltungssoftware liest die eingebetteten XML-Daten. Hier erfährst du, worauf es beim Erstellen ankommt.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 14.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Für Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Rechnungen bleibst du als Rechnungsaussteller selbst verantwortlich. Der Prüfbericht von E-RechnungPDF ist eine technische Hilfe und keine steuerliche Prüfung. Kontrolliere alle erkannten Werte vor dem Versand.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: ein PDF (genauer PDF/A-3) mit eingebetteter XML-Datei, in den Profilen ab BASIC nach EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind keine E-Rechnung. Entwickelt wird es vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in der AWV e. V., gemeinsam mit Frankreich, wo das gleiche Format Factur-X heißt. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht am 04.08.2026 und laut FeRD gültig ab 01.09.2026 (Stand: Oktober 2026).

Welches Profil brauchst du?

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Laut BMF erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung – außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Für normale B2B-Rechnungen ist das Profil EN 16931 (auch „COMFORT“) ein guter Standard, weil es genau die Norm abbildet.

Wichtig: Das XML zählt

Bei ZUGFeRD gilt seit 2025: Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, sind die XML-Daten maßgeblich. Alle Pflichtangaben (Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Steuersatz usw.) müssen im XML stehen. Ein PDF einfach nur umzubenennen oder „ZUGFeRD“ draufzuschreiben reicht also nicht.

Drei Wege zur ZUGFeRD-Rechnung

  1. Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD exportiert.
  2. Konverter, der dein bestehendes PDF ausliest und das XML einbettet.
  3. Selbst bauen mit Bibliotheken – nur sinnvoll für Entwickler.

Wenn du deine Rechnungen bisher mit Word oder Excel schreibst, ist Weg 2 meist der schnellste. → Word-Rechnung als E-Rechnung

Schritt für Schritt mit E-RechnungPDF

  1. PDF ablegen: Zieh deine Rechnung in das Feld auf erechnungpdf.de. Die Datei wird nur in deinem Browser geöffnet. Am besten klappt es mit einem PDF mit Text (z. B. aus Word exportiert); Scans werden per Texterkennung gelesen – dann die Felder besonders sorgfältig prüfen.
  2. Daten prüfen: Rechnungsnummer, Datum, Absender, Empfänger, IBAN, Positionen und Steuern werden ausgelesen. Unsichere Werte korrigierst du direkt. Der Prüfbericht zeigt fehlende Pflichtangaben und ob die Summen aufgehen.
  3. Herunterladen: Du erhältst ein ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3, Profil EN 16931) – wo technisch möglich mit deinem Original-Layout.

Prüfen vor dem Versand

Eine Validierung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Fällt eine Rechnung aber durch, ist sie steuerlich womöglich gar keine E-Rechnung (Formatfehler) oder gefährdet den Vorsteuerabzug deines Kunden (Fehler bei umsatzsteuerlichen Pflichtangaben). Deshalb solltest du jede E-Rechnung prüfen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a, 6b, 35a). Gängige Prüfwerkzeuge sind der KoSIT-Validator und Mustang. → E-Rechnung prüfen

Probier es mit deiner nächsten Rechnung

Einzelrechnungen wandelst du mit E-RechnungPDF kostenlos und ohne Anmeldung um. Deine Rechnung wird dabei nicht hochgeladen, sondern direkt in deinem Browser verarbeitet.

FAQ

Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung? Ja, ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL (BMF-FAQ, Frage 7).

Kann ich ein gescanntes PDF in ZUGFeRD umwandeln? Ja, mit Einschränkungen. Enthält das PDF keinen Text (Scan), liest E-RechnungPDF es per Texterkennung (OCR) direkt in deinem Browser – nichts wird hochgeladen. Das Ergebnis hängt stark von der Scan-Qualität ab (gerade, scharf, mind. 200 dpi); prüfe jedes Feld, besonders Namen und Positionen. Fotos (JPG, PNG) werden nicht unterstützt. Am zuverlässigsten bleibt ein digital exportiertes PDF mit Text.

ZUGFeRD oder XRechnung? Für Geschäftskunden meist ZUGFeRD, für Behörden meist XRechnung. → Unterschied erklärt

Wie öffnet mein Kunde die Rechnung? Als normales PDF in jedem PDF-Reader; die Software liest das XML.

Wer steht hinter ZUGFeRD? Das Format wird vom FeRD in der AWV e. V. entwickelt. „ZUGFeRD“ ist eine eingetragene Marke der AWV e. V.

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Quellen