E-Rechnung empfangen und öffnen: Was du seit 2025 brauchst

Stand: 14.10.2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer. Die gute Nachricht: Der Aufwand ist klein.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 14.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Für Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Rechnungen bleibst du als Rechnungsaussteller selbst verantwortlich. Der Prüfbericht von E-RechnungPDF ist eine technische Hilfe und keine steuerliche Prüfung. Kontrolliere alle erkannten Werte vor dem Versand.

Was brauchst du zum Empfangen?

Laut BMF reicht ein E-Mail-Postfach. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor; E-Mail, Schnittstelle, Portal-Download oder sogar USB-Stick kommen in Frage. Den Weg klärst du mit deinem Lieferanten.

ZUGFeRD öffnen

Ein ZUGFeRD-PDF öffnest du in jedem PDF-Reader. Aber Achtung: Maßgeblich sind die XML-Daten im PDF, nicht die Ansicht. Das BMF empfiehlt deshalb, das XML selbst anzeigen zu lassen.

XRechnung öffnen

Eine XRechnung ist reines XML und enthält keine PDF-Ansicht. Du brauchst einen Viewer. Kostenlos ist z. B. der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de (für XRechnung und ZUGFeRD; ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung).

Aufbewahren

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt im Original erhalten bleiben. Ein ausgedrucktes Bild genügt also nicht. Umsatzsteuerlich zählen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit (§ 14 Abs. 3 UStG); laut BMF ist eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß. Die GoBD und die Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (§ 147 AO) gelten aber zusätzlich.

Hybride Rechnungen (ZUGFeRD): Eingehende Rechnungen bewahrst du im empfangenen Format auf. Bei einer E-Rechnung reicht es nach den GoBD, den strukturierten Teil (XML) aufzubewahren. Den PDF-Teil musst du zusätzlich aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende, steuerlich bedeutsame Informationen enthält, z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen (GoBD Rz. 119 und 131 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025). Am einfachsten bewahrst du die empfangene Datei unverändert auf.

Prüfen

Wenn du sichergehen willst, prüfst du empfangene Rechnungen mit einem Validator. → E-Rechnung prüfen

Und deine eigenen Rechnungen?

Wenn du selbst E-Rechnungen schicken willst oder musst: Mit E-RechnungPDF wandelst du deine PDF-Rechnung kostenlos in ZUGFeRD oder XRechnung um. Deine Datei wird nicht hochgeladen, sondern im Browser verarbeitet.

FAQ

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen? Ja. → E-Rechnung als Kleinunternehmer

Darf ich eine E-Rechnung ablehnen? Umsatzsteuerlich nein: Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, Ausnahmen gibt es laut BMF nicht. Das Format musst du dafür nicht extra vereinbaren, wenn es der EN 16931 entspricht. Den Übermittlungsweg (z. B. welche E-Mail-Adresse) klärt ihr zivilrechtlich untereinander.

Kann ich E-Rechnungen beim Finanzamt einreichen? Ja, auf Anforderung über ELSTER („Belegnachreichung zur Steuererklärung“), laut BMF-FAQ Frage 14.

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Quellen