E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was gilt wann für dich?

Stand: 14.10.2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG neu gefasst. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden – mit Übergangsfristen bis Ende 2027. Hier findest du, was das konkret für dich bedeutet.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 14.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Für Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Rechnungen bleibst du als Rechnungsaussteller selbst verantwortlich. Der Prüfbericht von E-RechnungPDF ist eine technische Hilfe und keine steuerliche Prüfung. Kontrolliere alle erkannten Werte vor dem Versand.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist seit 2025 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF aus Word oder Excel ist keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“ – genau wie eine Papierrechnung.

In der Praxis heißt das: Die Rechnung braucht ein strukturiertes Format, meist XML nach der europäischen Norm EN 16931. Andere zwischen den Parteien vereinbarte Formate sind zulässig, wenn sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format extrahieren lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2, Satz 7 UStG).

Der Zeitplan auf einen Blick

Zusätzlich gilt: Ein EDI-Verfahren, das die E-Rechnungsvoraussetzungen nicht erfüllt, darf noch bis Ende 2027 genutzt werden. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht das Rechnungsdatum.

Wer ist betroffen?

Betroffen sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Unternehmer ist jede selbstständig gewerblich oder beruflich tätige Person – also auch Freiberufler, Vermieter und Kleinunternehmer (für den Empfang).

Inländisch heißt: Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland, ersatzweise Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG, BMF-FAQ 3). Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht unter die Pflicht. Wer in Deutschland nur umsatzsteuerlich registriert ist, ohne Sitz oder beteiligte Betriebsstätte, ist nicht ansässig und fällt nicht unter die Pflicht.

Praxistipp: Ausländische Unternehmer, die in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, hier aber keine feste Niederlassung haben, können laut BMF in ihrer Rechnung auf diesen Umstand hinweisen, um zu begründen, warum sie keine E-Rechnung stellen. Der Rechnungsempfänger kann sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf eine solche Angabe verlassen (BMF-FAQ 3).

Ausnahmen beim Ausstellen

Laut BMF brauchst du keine E-Rechnung bei:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C),
• vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV),
• Fahrausweisen (§ 34 UStDV),
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV),
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (z. B. viele Vereine),
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Mehr dazu: E-Rechnung als Kleinunternehmer.

Empfangen musst du schon heute

Seit 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen gibt es kostenlose Viewer, u. a. den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.

Welche Formate sind erlaubt?

Das BMF nennt ausdrücklich:

• XRechnung – reines XML, gepflegt von der KoSIT. → XRechnung erstellen
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – PDF mit eingebettetem XML, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. → ZUGFeRD erstellen

Andere Formate (z. B. EDIFACT) sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format extrahieren lassen. Welches Format passt, erklärt ZUGFeRD oder XRechnung?.

Sonderfälle: Anzahlungen, Dauerrechnungen, Gutschriften, Berichtigungen

• Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor deinem Pflicht-Stichtag erteilt werden, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung danach liegen (BMF-FAQ 7b). Die Schlussrechnung nach dem Stichtag stellst du dann als E-Rechnung aus; die Absetzung der Anzahlungen darf in einem Anhang stehen, wenn das XML ausdrücklich darauf verweist.
• Dauerrechnungen (z. B. Miete, Leasing): Besteht E-Rechnungspflicht, reicht laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, die den Vertrag als Anhang enthält oder klar als Dauerrechnung erkennbar ist. Ändern sich Pflichtangaben (z. B. Mieterhöhung), ist eine neue oder berichtigte E-Rechnung nötig. Eine zulässig als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnung muss nicht zusätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich nichts ändert.
• Gutschriften (Abrechnung durch den Leistungsempfänger, § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG) sind Rechnungen; die Regeln zur E-Rechnung gelten auch für sie.
• Berichtigungen: Besteht E-Rechnungspflicht, erfolgt auch die Berichtigung als E-Rechnung, mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (BMF-FAQ 7b).

Pflichtangaben gehören ins XML

Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine PDF-Anlage reicht nicht. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist seit der Umstellung das XML führend: Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gelten die XML-Daten. Das BMF empfiehlt, E-Rechnungen schon beim Erstellen zu validieren. → Pflichtangaben einer E-Rechnung, E-Rechnung prüfen

Vorsteuerabzug: Was sich mit der Pflicht ändert

Solange eine sonstige Rechnung zulässig ist, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiter als ordnungsmäßige Rechnung (BMF-FAQ 2). Nach Ablauf der für den Aussteller geltenden Übergangsfrist (Ende 2026 bzw. Ende 2027) ist eine PDF- oder Papierrechnung statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung keine ordnungsmäßige Rechnung mehr. Dein Kunde riskiert dann seinen Vorsteuerabzug, bis du eine korrekte E-Rechnung nachreichst.

Aufbewahrung

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt im Original erhalten bleiben.

Rechnungen an Behörden (B2G)

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln, beim Bund z. B. seit 27.11.2020 die E-Rechnungsverordnung (ERechV) – mit Leitweg-ID; ausgenommen sind u. a. Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). Im B2B brauchst du keine Leitweg-ID. → Leitweg-ID finden

Ausblick: EU-weite E-Rechnung (ViDA)

Zukunft, noch nicht anwendbar: Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA, verabschiedet am 11.03.2025) gelten ab 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU E-Rechnungen und digitale Meldepflichten. Wie Deutschland das umsetzt, steht noch nicht fest.

Deine Checkliste

1. Empfang sicherstellen (Postfach, Viewer).
2. Vorjahresumsatz prüfen: über oder unter 800.000 €?
3. Klären, ob eine Ausnahme greift (Kleinunternehmer, Kleinbetrag, B2C).
4. Format wählen: ZUGFeRD für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden.
5. Bis spätestens zur für dich geltenden Frist umstellen – oder schon jetzt freiwillig.

Schon jetzt umstellen, ohne neue Software

Du schreibst Rechnungen in Word, Excel oder einem älteren Programm? Mit E-RechnungPDF wandelst du dein PDF in ein ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung um – kostenlos für Einzelrechnungen und direkt in deinem Browser. Deine Rechnung wird nicht hochgeladen. Alle erkannten Werte kannst du vor dem Download prüfen und korrigieren.