Word- oder Excel-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln

Stand: 14.10.2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Viele Selbstständige schreiben Rechnungen in Word oder Excel und speichern sie als PDF. Das bleibt erlaubt, solange die Übergangsfristen laufen – eine E-Rechnung ist so ein PDF aber nicht.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 14.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Für Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Rechnungen bleibst du als Rechnungsaussteller selbst verantwortlich. Der Prüfbericht von E-RechnungPDF ist eine technische Hilfe und keine steuerliche Prüfung. Kontrolliere alle erkannten Werte vor dem Versand.

Warum ein Word-PDF keine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein einfaches PDF ist laut BMF eine „sonstige Rechnung“. Als PDF per E-Mail ist sie nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG) und nur, solange keine E-Rechnungspflicht besteht. → E-Rechnungspflicht 2025–2028

Deine Möglichkeiten

1. Weiter in Word/Excel schreiben und umwandeln: Das PDF wird ausgelesen, die Daten werden als XML eingebettet (ZUGFeRD) oder als XRechnung ausgegeben.
2. Auf Rechnungssoftware umsteigen, die E-Rechnungen direkt exportiert.

So baust du deine Vorlage sauber auf

Damit das Auslesen zuverlässig klappt:

• Am besten als PDF exportieren statt drucken und einscannen – PDFs mit Text werden am zuverlässigsten erkannt. Scans gehen auch, dann prüfst du die erkannten Felder genauer.
• Alle Pflichtangaben klar beschriften: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Steuernummer/USt-IdNr. → Pflichtangaben
• Positionen als Tabelle mit Menge, Einzelpreis und Betrag.
• Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto getrennt ausweisen.
• IBAN und Zahlungsziel angeben.

Schritt für Schritt

1. Rechnung in Word oder Excel schreiben, als PDF speichern.
2. PDF auf erechnungpdf.de ablegen.
3. Erkannte Werte prüfen, bei Bedarf korrigieren.
4. ZUGFeRD-PDF oder XRechnung herunterladen. → ZUGFeRD erstellen

Bleib bei deiner Vorlage

Mit E-RechnungPDF musst du deinen Ablauf nicht umstellen: Einzelrechnungen wandelst du kostenlos um, das Original-Layout bleibt erhalten, wo technisch möglich. Deine Datei wird nicht hochgeladen, sondern im Browser verarbeitet.