ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied einfach erklärt
Beide Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung in Deutschland. Der wichtigste Unterschied: ZUGFeRD hat eine PDF-Ansicht für Menschen, die XRechnung ist reines XML für Maschinen.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 14.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Für Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Rechnungen bleibst du als Rechnungsaussteller selbst verantwortlich. Der Prüfbericht von E-RechnungPDF ist eine technische Hilfe und keine steuerliche Prüfung. Kontrolliere alle erkannten Werte vor dem Versand.
Die Unterschiede auf einen Blick
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (hybrid) | nur XML, keine PDF-Ansicht |
| Herausgeber | FeRD (AWV e. V.), gemeinsam mit Frankreich (Factur-X) | KoSIT |
| Aktuelle Version | 2.5.2 (gültig ab 01.09.2026) | 3.0.2 (4.0 voraussichtlich 2027) |
| XML-Syntax | UN/CEFACT CII | UBL oder CII |
| Lesbar ohne Zusatzsoftware | ja, in jedem PDF-Reader | nein, Viewer nötig |
| Typischer Einsatz | B2B | Behörden (B2G), auch B2B |
| Zulässig als E-Rechnung (BMF) | ab Version 2.0.1, nicht Profile MINIMUM und BASIC-WL | ja |
Wann nimmst du ZUGFeRD?
Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die bequemste Wahl: Wer noch keine E-Rechnung verarbeitet, öffnet einfach das PDF. Buchhaltungssoftware liest das XML. Wichtig: Bei Abweichungen gilt das XML, nicht die PDF-Ansicht. → ZUGFeRD erstellen
Wann nimmst du XRechnung?
Wenn ein öffentlicher Auftraggeber sie verlangt – beim Bund nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV), meist mit Leitweg-ID. Auch Geschäftskunden können eine XRechnung verlangen, wenn ihr System darauf ausgelegt ist. → XRechnung erstellen
Und wenn der Kunde nichts sagt?
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor: Es muss der EN 16931 entsprechen oder zwischen euch vereinbart sein und die vollständige Extraktion der Pflichtangaben ermöglichen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 und 7 UStG). Frag im Zweifel nach. Der Übertragungsweg (z. B. E-Mail) ist zivilrechtlich zwischen euch zu klären.
Beide Formate aus einem PDF
Mit E-RechnungPDF erzeugst du aus deiner bestehenden PDF-Rechnung ein ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung. Einzelrechnungen sind kostenlos. Deine Datei wird nicht hochgeladen, sondern im Browser verarbeitet.
FAQ
Ist ZUGFeRD „schlechter“ als XRechnung? Nein. Beide sind laut BMF zulässig; ZUGFeRD im Profil EN 16931 bildet dieselbe Norm ab.
Gibt es ein ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG? Ja. Der Bund akzeptiert ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG über seine Plattform OZG-RE – aber nur als reine XML-Datei ohne PDF-Ansicht, nicht als hybrides PDF (Quelle: e-rechnung-bund.de). Länder und Kommunen haben eigene Portale; frag dort im Zweifel nach.
Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD? Technisch ja: Factur-X ist der französische Name des gemeinsam entwickelten Formats (aktuell Factur-X 1.09.2 = ZUGFeRD 2.5.2).
Was ist ein einfaches PDF? Keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ – nur noch in der Übergangszeit bzw. mit Ausnahmen zulässig. → E-Rechnungspflicht