E-Rechnung prüfen: So validierst du ZUGFeRD und XRechnung

Stand: 14.10.2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung

Eine E-Rechnung kann formal fehlerhaft sein, ohne dass man es dem PDF ansieht. Eine Validierung prüft das XML gegen die Norm und ihre Geschäftsregeln.

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 14.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Für Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Rechnungen bleibst du als Rechnungsaussteller selbst verantwortlich. Der Prüfbericht von E-RechnungPDF ist eine technische Hilfe und keine steuerliche Prüfung. Kontrolliere alle erkannten Werte vor dem Versand.

Muss ich validieren?

Eine Validierung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Fällt eine Rechnung aber durch, ist sie steuerlich womöglich gar keine E-Rechnung (Formatfehler) oder gefährdet den Vorsteuerabzug deines Kunden (Fehler bei umsatzsteuerlichen Pflichtangaben). Deshalb solltest du jede E-Rechnung prüfen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a, 6b, 35a). Das BMF empfiehlt, schon beim Erstellen und vor dem Versand zu prüfen, nennt aber kein bestimmtes Werkzeug.

Was wird geprüft?

  1. Schema (XSD): Ist die XML-Datei technisch korrekt aufgebaut?
  2. Geschäftsregeln (Schematron): Passen die Inhalte logisch? Die Regeln haben Codes wie BR-… (EN 16931), BR-DE-… (deutsche XRechnung-Regeln) oder BR-S-… (Steuerkategorie S, Normalsatz) oder BR-E-… (Steuerkategorie E, steuerbefreit).
  3. Bei ZUGFeRD zusätzlich: Ist das PDF ein gültiges PDF/A-3 mit korrekt eingebettetem XML?

Drei Fehlerarten (BMF-Schreiben vom 15.10.2025)

  1. Formatfehler (Rn. 6a): Die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung – egal, welcher Art der Fehler ist. In der Übergangszeit kann das noch reichen, danach nicht mehr.
  2. Geschäftsregelfehler (Rn. 6b): Die Datei verletzt Prüfregeln, z. B. ein fehlendes Pflichtfeld oder ein Steuerbetrag, der nicht zum Steuersatz passt. Steuerlich schädlich ist das laut Rn. 35a nur, wenn eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betroffen ist; eine fehlende Buyer Reference (BT-10) ist es zum Beispiel nicht.
  3. Inhaltsfehler: Die Datei ist technisch einwandfrei, aber inhaltlich falsch, etwa ein falscher Steuersatz oder ein falsches Leistungsdatum. Das erkennt kein Validator. Eine bestandene Validierung heißt deshalb nicht, dass die Rechnung steuerlich richtig ist – die inhaltliche Prüfung beim Ausstellen und beim Empfänger bleibt.

Werkzeuge

  • KoSIT-Validator: Open-Source-Prüfwerkzeug der KoSIT. Die aktuelle Prüfkonfiguration (Release 2026-08-31) ist für XRechnung 3.0 und nutzt Validator v1.6.3. Läuft als Java-Programm und ist eher für technisch versierte Nutzer gedacht.
  • Mustang: Open-Source-Bibliothek und Kommandozeilenwerkzeug zum Lesen, Schreiben und Validieren von ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung; Version 2.26.0 vom 25.08.2026.
  • Viewer: Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung zeigt XRechnung und ZUGFeRD lesbar an (laut eigener Angabe auf Basis von XRechnung 3.0.1, als „unverbindlicher Service der Steuerverwaltung“). Er ist zum Anzeigen gedacht; für eine Prüfung gegen alle Geschäftsregeln nutzt du einen Validator wie die beiden oben.

Häufige Fehler

  • Summen passen nicht zu Positionen und Steuer.
  • Pflichtfelder fehlen, etwa Leistungsdatum oder Steuernummer.
  • Bei XRechnung fehlt die Buyer Reference (BT-10) – im B2B reicht laut BMF ein Platzhalter „-“. → Leitweg-ID
  • Steuerkategorie und Steuersatz passen nicht zusammen.

Prüfen beim Erstellen

E-RechnungPDF prüft beim Umwandeln Pflichtangaben und Summen und zeigt dir die Probleme verständlich an, bevor du herunterlädst. Unsere Ausgabe testen wir mit dem KoSIT-Validator und Mustang. Deine Datei wird nicht hochgeladen, sondern im Browser verarbeitet.

FAQ

Ist eine nicht validierte E-Rechnung ungültig? Nicht automatisch – vorgeschrieben ist die Validierung nicht. Hat die Datei aber einen Formatfehler, ist sie keine E-Rechnung; Fehler bei Pflichtangaben gefährden den Vorsteuerabzug, mit oder ohne Validierung.

Kann ich eine empfangene Rechnung prüfen? Ja, mit denselben Werkzeugen. → E-Rechnung empfangen

Was bedeutet „BR-DE-2“? Das ist eine deutsche XRechnung-Geschäftsregel. Die genaue Bedeutung steht in der jeweiligen Fehlermeldung bzw. der XRechnung-Spezifikation.

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Quellen