XRechnung erstellen: Schritt für Schritt (auch an Behörden)
Die XRechnung ist das deutsche E-Rechnungsformat: Standard bei Bundesbehörden und auch im B2B zulässig. Hier erfährst du, wann du sie brauchst und wie du sie ohne neue Buchhaltungssoftware erstellst.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand vom 14.10.2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Für Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Rechnungen bleibst du als Rechnungsaussteller selbst verantwortlich. Der Prüfbericht von E-RechnungPDF ist eine technische Hilfe und keine steuerliche Prüfung. Kontrolliere alle erkannten Werte vor dem Versand.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei nach EN 16931, ohne PDF-Ansicht. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), veröffentlicht über xeinkauf.de. Gültige Spezifikation ist derzeit XRechnung 3.0.2; die Version 3.0 bleibt laut KoSIT mindestens bis 31.07.2027 in Kraft. Im September 2026 wurde eine Vorversion von XRechnung 4.0 veröffentlicht, die finale Version wird voraussichtlich im Frühjahr 2027 erwartet (Stand: Oktober 2026).
XRechnung gibt es in zwei Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII. Inhaltlich sind beide gleichwertig.
Wann brauchst du eine XRechnung?
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Beim Bund gilt seit 27.11.2020 die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Zu verwenden ist grundsätzlich XRechnung; andere Standards gehen, wenn sie der EN 16931 entsprechen (§ 4 Abs. 1 ERechV). Eingereicht wird über die Plattform OZG-RE, seit September 2025 die einzige Rechnungseingangsplattform der unmittelbaren Bundesverwaltung (die frühere ZRE ist abgeschaltet). Ausgenommen sind u. a. Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV). Länder und Kommunen haben eigene Regeln.
- Im B2B, wenn dein Kunde sie wünscht – laut BMF ist XRechnung eines der zulässigen E-Rechnungsformate.
Leitweg-ID: nur für Behörden
Für Rechnungen an Behörden brauchst du die Leitweg-ID des Empfängers; sie steht im Feld BT-10 („Buyer reference“). Du bekommst sie vom Auftraggeber. Im B2B ist keine Leitweg-ID nötig – dort reicht laut BMF umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“. → Leitweg-ID finden
Schritt für Schritt mit E-RechnungPDF
- PDF ablegen: Zieh deine Rechnung (mit Text) auf erechnungpdf.de. Sie bleibt in deinem Browser.
- Werte prüfen und Leitweg-ID eintragen: Korrigiere erkannte Felder, ergänze bei Behörden die Leitweg-ID. Der Prüfbericht zeigt fehlende Pflichtangaben.
- XRechnung-XML herunterladen und über den vom Auftraggeber vorgegebenen Weg einreichen.
Wie liest man eine XRechnung?
Da sie kein PDF enthält, braucht man einen Viewer. Kostenlos geht das z. B. mit dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de. → E-Rechnung empfangen
Deine XRechnung in wenigen Minuten
Mit E-RechnungPDF erstellst du aus deinem bestehenden PDF eine XRechnung – Einzelrechnungen kostenlos, ohne Upload und ohne Anmeldung.
FAQ
Brauche ich für Geschäftskunden eine XRechnung? Nein, ZUGFeRD (ab 2.0.1, nicht MINIMUM/BASIC-WL) ist ebenfalls zulässig. → ZUGFeRD oder XRechnung?
UBL oder CII? Beide sind erlaubt. Frag im Zweifel den Empfänger, was sein System erwartet.
Wo bekomme ich die Leitweg-ID? Vom öffentlichen Auftraggeber, meist in Auftrag oder Bestellung.
Wie reiche ich eine XRechnung beim Bund ein? Über die Plattform OZG-RE; Details auf e-rechnung-bund.de.